Uso do MS ACCESS como aplicativo para base de dados no gerenciamento de coleções: estudo de caso em museus de Paleontologia

Coryntho A. Santos, Marcia F. A. Santos, Vera M. M. Fonseca, Tânia L. Dutra, Gabriela da R. Corrêa

Resumo


Neste trabalho, é proposto o desenvolvimento de um aplicativo utilizando a ferramenta do Microsoft Office ACCESS, voltado ao armazenamento de dados e gerenciamento da consulta em acervos paleontológicos. Para tanto, duas instituições brasileiras foram escolhidas, levando em conta suas peculiaridades e as características dos grupos fósseis representados em suas coleções: o setor de Paleoinvertebrados do Departamento de Geologia e Paleontologia do Museu Nacional (MN) e o Laboratório e Museu de Paleontologia (LaViGæa) do Curso de Pós-Graduação em Geologia da Unisinos. Para o desenvolvimento dos aplicativos, foram utilizados os itens já constantes dos respectivos livros de tombo (p. ex., designação taxonômica e procedência) e sua semelhança com as tabelas que compunham as páginas desses livros. A construção das 15 tabelas (principal e secundárias), composta de uma matriz de linhas e colunas, é o componente básico da construção do aplicativo e onde é arrolado o conjunto de dados. Para sua execução, foram escolhidas as tabelas principais “Tbl_Paleoinvertebrados” e “Tbl Paleobotânica”, levando em conta os tipos de fósseis enfocados. Nos campos de dados (linhas horizontais) dos invertebrados, um total de 34 foram obtidos para o Museu Nacional e de 33 para o LaViGæa. A capacidade de armazenamento dos bancos de dados das coleções nas duas categorias e instituições foi dimensionada para conter mais de 900.000 amostras. A entrada de dados foi feita pelos formulários “Frm_Paleoinvertebrados” ou “Frm_ Paleobotânica”, em formato de ficha, e onde os campos são visualizados no momento da digitação. As bases de dados criadas demostraram ser de fácil operacionalidade na entrada de dados, permitindo a navegação pelos campos com uma única tecla (Tab), o uso do controle “Caixa de Combinação”, que evita a entrada repetitiva de dados na maior parte dos campos (32) e o acesso ao nome desejado, com apenas um clique do digitador. O uso do MS ACCESS se mostrou vantajoso, por permitir o salvamento automático dos dados e a possibilidade adicional de impressão de etiquetas e a inclusão de fotos dos tipos fósseis. É importante salientar que, para o sucesso na execução do projeto, foi importante o entrosamento entre os pesquisadores e o desenvolvedor.

Palavras-chave: MS ACCESS, Base de dados, Gestão de coleções de fósseis, consultas.


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